Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

COLLAB GROUP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Kolista 11, 54-152 Wrocław
NIP: 8971893565
E-mail: [email protected]
Tel.: +48 570 066 055

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Zawarcie i realizacja umowy o usługi księgowe – dane są niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wypełnienie obowiązków prawnych – wynikających z przepisów prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych, rachunkowości i innych regulacji obowiązujących biuro rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Dochodzenie lub obrona roszczeń – w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Kontakt i obsługa zapytań – odpowiedź na wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy lub e-mail (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes).
• Marketing usług własnych – informowanie o ofercie biura rachunkowego w ramach prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zgodę można wycofać w każdej chwili.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od świadczonej usługi przetwarzamy dane takie jak:

• imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP/PESEL, adres zamieszkania/siedziby
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu
• dane finansowe i księgowe: faktury, dokumenty bankowe, deklaracje podatkowe
• dane pracowników Klienta (w ramach obsługi kadrowo-płacowej): imię, nazwisko, PESEL, adres, dane do wynagrodzenia, informacje o zatrudnieniu

Dane pracowników są przetwarzane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranej z każdym Klientem korzystającym z usług kadrowo-płacowych.

4. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane mogą być przekazywane wyłącznie:

• organom administracji publicznej (US, ZUS, GUS) – w zakresie wynikającym z przepisów prawa
• dostawcom oprogramowania księgowego i narzędzi IT (m.in. Saldeo, mk.app) – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych
• instytucjom finansowym, bankom – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności
• podmiotom świadczącym usługi prawne lub audytorskie – wyłącznie gdy jest to niezbędne

Dane nie są przekazywane do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy ani organizacjom międzynarodowym.

5. Okres przechowywania danych

• Dokumentacja księgowa – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dokumentacja kadrowo-płacowa – przez okresy wskazane w Kodeksie pracy i przepisach ZUS (do 10 lat lub do 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia).
• Dane z formularza kontaktowego – do czasu zakończenia korespondencji lub zawarcia umowy, a po jej zawarciu – przez czas trwania umowy.
• Dane do celów marketingowych – do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO)
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO)
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") – w zakresie, w jakim nie koliduje to z obowiązkami prawnymi (art. 17 RODO)
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO)
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO)
• wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl)

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do:

• zawarcia i realizacji umowy o usługi księgowe – bez podania danych umowa nie może zostać zawarta
• wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa – w zakresie wymaganym przez prawo podatkowe i ubezpieczeniowe

W przypadku formularza kontaktowego podanie danych jest dobrowolne – jego celem jest umożliwienie odpowiedzi na zapytanie.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na Pani/Pana sytuację.

9. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt:

COLLAB GROUP SP. Z O.O.
ul. Kolista 11, 54-152 Wrocław
E-mail: [email protected]
Tel.: +48 570 066 055