Delegacja krajowa: dieta, nocleg, dojazdy (zasady i przykład)

Za każdą pełną dobę krajowej delegacji pracownikowi należy się dieta 45 zł. Jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę, dieta zależy od czasu: za mniej niż 8 godzin nie należy się nic, za 8 do 12 godzin połowa (22,50 zł), a za ponad 12 godzin całość. Do tego pracodawca zwraca koszty przejazdu i hotelu, a gdy pracownik nie ma rachunku za nocleg, płaci ryczałt 67,50 zł za każdą noc.

Stan prawny na 11 listopada 2026 r. Źródło: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej, art. 77⁵ Kodeksu pracy.

Jak liczyć dietę za niepełną dobę?

Dobę delegacji liczysz od godziny wyjazdu, a nie od północy. Wyjazd w poniedziałek o 7:00 oznacza, że pierwsza doba kończy się we wtorek o 7:00. Reguła dla niepełnej doby zależy od tego, jak długo trwa cała podróż.

Wariant 1: podróż trwa nie dłużej niż dobę

Czas podróży	Dieta
mniej niż 8 godzin	0 zł
od 8 do 12 godzin	22,50 zł (50 %)
ponad 12 godzin	45,00 zł (100 %)

Wariant 2: podróż trwa dłużej niż dobę

Za każdą pełną dobę należy się 45 zł. Za ostatnią, niepełną dobę:

Czas ostatniej niepełnej doby	Dieta
do 8 godzin	22,50 zł (50 %)
ponad 8 godzin	45,00 zł (100 %)

Ta sama liczba godzin daje więc różną dietę. Siedem godzin w jednodniowym wyjeździe to 0 zł, a siedem godzin jako końcówka dłuższej podróży to 22,50 zł.

Posiłki zmniejszają dietę. Jeśli pracownik dostał bezpłatny posiłek (np. na konferencji), od diety odejmujesz: za śniadanie 25 % diety (11,25 zł), za obiad 50 % (22,50 zł), za kolację 25 % (11,25 zł). Przy dziesięciogodzinnym wyjeździe z obiadem na koszt organizatora dieta spada do zera.

Dieta nie przysługuje, gdy pracownik jedzie do miejscowości, w której mieszka.

Ile wynosi zwrot za nocleg i dojazdy?

Przejazd: pracodawca zwraca koszt biletów środkiem transportu, który wskazał. Jeśli pracownik jedzie prywatnym autem za zgodą pracodawcy, zwrot liczy się według stawki za kilometr (kilometrówka).
Nocleg z rachunkiem: zwrot według faktury, do 20-krotności diety za dobę hotelową, czyli 900 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zgodzić się na więcej.
Nocleg bez rachunku: ryczałt 150 % diety, czyli 67,50 zł za każdą noc. Przysługuje, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00. Nie należy się, gdy pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg albo gdy pracownik spędza noc w podróży.
Dojazdy komunikacją miejscową: ryczałt 20 % diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę delegacji. Nie należy się, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, np. jeździ służbowym autem.

Ile zwrócić za dwudniową delegację? Przykład

Założenia: pracownik firmy z Wrocławia jedzie pociągiem na spotkanie w Warszawie. Wyjazd w poniedziałek o 7:00, powrót we wtorek o 17:00. Nocuje u znajomych (bez rachunku), posiłki kupuje sam, po Warszawie jeździ komunikacją miejską.

Czas podróży: 34 godziny, czyli 1 pełna doba + 10 godzin.
Ostatnia niepełna doba trwa ponad 8 godzin, więc należy się za nią pełna dieta (wariant 2).

Wynik z kalkulatora delegacji krajowej:

Należność	Wyliczenie	Kwota
Diety	2 × 45 zł	90,00 zł
Ryczałt za nocleg	1 × 67,50 zł	67,50 zł
Ryczałt na dojazdy	2 rozpoczęte doby × 9 zł	18,00 zł
Razem		175,50 zł

Do tego pracodawca zwraca koszt biletów kolejowych.

Ten sam wyjazd z powrotem we wtorek o 14:00 trwa 31 godzin: 1 pełna doba + 7 godzin. Za ostatnią niepełną dobę należy się połowa diety, więc diety wynoszą 67,50 zł, a razem z ryczałtami 153,00 zł.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia delegacji?

Przepisy nie narzucają jednego wzoru, ale do rozliczenia zwykle potrzebujesz trzech rzeczy:

Polecenie wyjazdu służbowego: kto jedzie, dokąd, w jakim celu, na jak długo i jakim środkiem transportu. Polecenie wydaje pracodawca przed wyjazdem.
Rozliczenie kosztów podróży: godzina wyjazdu i powrotu, informacja o zapewnionych posiłkach i bezpłatnym noclegu, wyliczenie diet i ryczałtów.
Dowody wydatków: bilety, faktury za hotel, rachunki za parking czy opłaty za autostradę. Jeśli dokumentu nie dało się uzyskać, pracownik składa pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynie braku dokumentu.

Godziny w rozliczeniu powinny zgadzać się z biletami i fakturami, bo to od nich zależy, czy niepełna doba daje połowę, czy całą dietę.

Czy diety i ryczałty są opodatkowane?

Dla pracownika diety i ryczałty do limitów z rozporządzenia są zwolnione z PIT i ze składek ZUS. Jeśli firma płaci więcej (np. wyższą dietę z regulaminu), nadwyżka jest przychodem pracownika, więc od niej potrącasz podatek i składki jak od wynagrodzenia.

Pozostałe zasady:

Pracodawca prywatny może mieć własne stawki w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę. Dieta nie może jednak być niższa niż 45 zł za dobę. Jeśli firma nie ma własnych zasad, stosuje rozporządzenie.
Rozliczenie pracownik składa z rachunkami w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Na jego wniosek pracodawca wypłaca zaliczkę przed wyjazdem.
Nie każdy wyjazd to delegacja. Jeśli praca polega na stałym jeżdżeniu (np. kierowca, przedstawiciel handlowy z obszarem działania), to zwykle nie jest podróż służbowa w rozumieniu tych przepisów.
Właściciel firmy też może zaliczyć dietę za własny wyjazd do kosztów, do wysokości z rozporządzenia, jeśli jedzie poza miejscowość, w której prowadzi działalność.

Najczęstsze pytania

Od kiedy liczyć czas delegacji?

Od godziny wyjazdu do godziny powrotu. Czy podróż zaczyna się z domu, czy z siedziby firmy, ustala pracodawca w poleceniu wyjazdu.

Czy pracodawca może nie wypłacić diety?

Nie, jeśli to podróż służbowa. Dietę można zmniejszyć tylko o zapewnione posiłki, według zasad opisanych wyżej.

Czy dieta należy się za spotkanie w tym samym mieście?

Nie. Podróż służbowa to wyjazd poza miejscowość, w której jest siedziba pracodawcy albo stałe miejsce pracy.

A delegacja zagraniczna?

Ma inne stawki diet i limity hotelowe, zależne od kraju. Ten artykuł dotyczy tylko podróży po Polsce.

Kto rozliczy delegacje w mojej firmie?

Prowadzimy kadry i płace: listy płac, ZUS i PIT pracowników. Zapytaj, jak włączyć do tego rozliczanie delegacji i nadwyżek ponad limity. Napisz do nas.