KSeF dla małej firmy: co zrobić do 1 stycznia 2027

Jeśli wartość faktur, które wystawiasz innym firmom, nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, możesz wystawiać je poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. każdą taką fakturę wystawisz już w KSeF. Do tego czasu warto mieć gotowe uprawnienia, program do faktur i dostęp dla księgowej. To kilka godzin pracy, a nie projekt na miesiące.

Stan prawny na 11 listopada 2026 r. Źródło: ksef.podatki.gov.pl.

Od kiedy KSeF obowiązuje Twoją firmę?

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wchodził etapami:

od 1 lutego 2026 r.: najwięksi podatnicy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
od 1 kwietnia 2026 r.: pozostali czynni podatnicy VAT,
od 1 stycznia 2027 r.: firmy korzystające z limitu 10 000 zł miesięcznie.

Sprawdź w kalkulatorze KSeF, która data dotyczy Ciebie.

Uwaga: zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Jeśli wystawiasz faktury innym firmom, KSeF dotyczy Cię także wtedy, gdy nie jesteś VAT-owcem.

Jak liczyć limit 10 000 zł?

Liczysz sumę brutto faktur z danego miesiąca, które podlegałyby KSeF, czyli faktur dla innych firm.
Faktury dla konsumentów (osób prywatnych) się nie wliczają.
Limit sprawdzasz osobno w każdym miesiącu.

Przykład: w październiku wystawiasz 6 faktur dla firm po 1 500 zł brutto. Razem 9 000 zł, więc mieścisz się w limicie i możesz wystawiać je poza KSeF. Pod koniec października wystawiasz kolejną fakturę na 2 000 zł, a suma miesiąca rośnie do 11 000 zł. Od faktury, która przekroczyła limit, wystawiasz już wszystko w KSeF na stałe, nie tylko w tym miesiącu. Gdybyś tę fakturę wystawił dopiero w listopadzie, liczyłbyś ją do limitu listopada, bo limit liczy się osobno w każdym miesiącu.

Co przygotować przed 1 stycznia 2027?

Uprawnienia do KSeF. Właściciel JDG loguje się do KSeF profilem zaufanym albo e-dowodem. W spółce trzeba nadać uprawnienia osobom, które wystawiają faktury.
Program do faktur zintegrowany z KSeF. Większość programów do fakturowania ma już integrację. Ministerstwo Finansów udostępnia też bezpłatne narzędzia, m.in. Aplikację Podatnika KSeF.
Dostęp dla biura rachunkowego. Nadaj księgowej uprawnienie do przeglądania faktur w KSeF. Dokumenty trafią wtedy do niej bez wysyłania mailem.
Procedura na awarię. Ustal, kto i jak wystawia fakturę, gdy KSeF albo internet nie działa (tryb offline), i jak ją potem wysłać do systemu.
Dane kontrahentów. Sprawdź NIP-y i dane stałych klientów w programie, bo faktura z błędnym NIP-em nie trafi tam, gdzie trzeba.

Czy odbierać faktury też trzeba przez KSeF?

Tak. Faktury od innych firm trafiają do KSeF niezależnie od tego, czy sam musisz już w nim wystawiać. Warto więc mieć dostęp do systemu wcześniej, choćby po to, żeby widzieć faktury kosztowe.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zacząć korzystać z KSeF przed 2027 r.?

Tak, możesz wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie już teraz. To dobry sposób, żeby przećwiczyć proces przed obowiązkiem.

Co z fakturami dla osób prywatnych?

Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF i nie wliczają się do limitu 10 000 zł.

Kto mi pomoże wdrożyć KSeF?

Pomagamy klientom przejść na KSeF: nadajemy uprawnienia, dobieramy program i ustalamy procedurę awaryjną. Napisz do nas, a zrobimy to przed terminem.